Exploratory vs Explanatory
Dalam presentasi atau penyampaian hasil visualisasi, Anda harus dapat membedakan cara penyampaian antara exploratory analysis atau explanatory analysis. Exploratory berasal dari kata explore yang berarti jelajahi, sehingga exploratory analysis adalah proses penyampaian di mana Anda membimbing dan memandu audiens dalam melihat (menjelajahi) data yang telah dikumpulkan. Sedangkan explanatory berasal dari explain yang berarti menjelaskan, sehingga explanatory analysis adalah proses penyampaian di mana Anda tidak meminta audiens untuk menjelajahi data namun langsung ke poin-poin utama dan implikasi dari data tersebut. Mungkin Anda tergoda untuk melakukan exploratory analysis karena dapat menunjukkan betapa banyaknya data yang telah dikumpulkan dan seberapa besar kerja keras yang dilakukan. Namun harus dimengerti bahwa mayoritas orang bosan dengan cerita presentasi yang bertele-tele. Jika kita bandingkan sebagai sebuah cerita melihat tari kecak di Bali, exploratory analysis adalah bagian di mana tokoh mempersiapkan barang-barang yang dibutuhkan dan proses untuk sampai ke Bali, sedangkan explanatory analysis adalah cerita saat melihat tari kecaknya. Dari penjelasan di atas, explanatory analysis adalah cara yang cocok untuk mayoritas situasi penyampaian yang mungkin terjadi. Namun dalam melakukan explanatory analysis, ada 3 pertanyaan penting yang harus dapat Anda jawab terlebih dahulu.Kepada siapa kita berkomunikasi?
Hal ini sangat penting agar kita paham bagaimana mengomunikasikan hasil yang didapatkan. Tergantung siapa lawan bicara atau audiens, kita bisa memilih bagaimana berbicara dan bertindak saat menyampaikan informasi. Sebagai contoh, cara bicara kepada teman ataupun orang tua itu beda kan? Terdapat dua cara pandang yang dibutuhkan untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif.- Melihat dari sisi audiens Semakin spesifik kita tahu siapa audiens kita, semakin besar potensi komunikasi kita sukses. Sehingga kita harus menghindari penyampaian data yang terlalu umum. Kita juga perlu mengetahui kebutuhan informasi seperti apa yang ingin diketahui audiens. Berkomunikasi dengan terlalu banyak orang pada saat sama sekaligus, cenderung tidak tepat sasaran karena kebutuhan masing-masing orang dapat berbeda. Ini justru membuat kita kurang efektif dalam usaha untuk penyampaian informasi. Persempit target audiens, maka hasilnya akan lebih efektif.
- Melihat dari sisi diri sendiri Penting kita mengetahui hubungan kita dengan audiens, apakah mereka sudah mengenal kita? Apakah mereka menganggap kita sebagai ahli dan setiap hal yang kita sampaikan bisa dipercaya? Ini merupakan sebuah acuan untuk menyusun cara komunikasi kita, hal yang disampaikan, dan kapan harus menggunakan data. Hal ini dapat memengaruhi alur keseluruhan cerita yang ingin kita sampaikan. Jika Anda sebelumnya tidak pernah bertemu dengan audiens, berarti Anda terlebih dahulu harus membangun reputasi bahwa Anda itu benar-benar mengerti topik yang akan diberikan. Biasanya hal ini dilakukan dengan cara perkenalan diri.
Bagaimana kita berkomunikasi dengan audiens?
Setelah mengerti dan memahami audiens Anda, langkah selanjutnya adalah menentukan bagaimana cara komunikasi yang paling efektif dengan audiens tersebut. Alat apakah yang nanti digunakan untuk berkomunikasi dan bagaimana cara membawa diri yang paling efektif.- Alat Metode alat yang kita gunakan untuk berkomunikasi dengan audiens memiliki peran penting dalam sejumlah faktor, termasuk jumlah kontrol yang kita miliki atas bagaimana audiens memperoleh informasi dan tingkat detail yang perlu lebih dijelaskan. Pada proses presentasi secara langsung dan tatap muka, kita dapat menanggapi audiens jika terdapat hal yang kurang jelas. Tidak semua yang kita sampaikan harus ditulis secara detail pada dokumen presentasi dan visualisasi data karena kita ada di sana untuk menjelaskan dan menjawab setiap pertanyaan yang muncul selama presentasi. Lain halnya ketika hanya menuliskan hasil analisis dalam bentuk dokumen yang dibaca sendiri-sendiri. Jika pada presentasi langsung kita dapat mengendalikan audiens yang kurang paham, maka hal tersebut tidak efektif jika kita tidak ada di sana untuk menanggapi atau melihat ekspresi kebingungan audiens saat menemui bagian yang kurang jelas. Sehingga tingkat detail yang diperlukan pada penulisan dokumen biasanya lebih tinggi.
- Pembawaan Diri Pertimbangan penting lainnya adalah nada penyampaian pada audiens. Apakah kita ingin menyampaikannya dengan ceria, memotivasi, atau serius? Nada yang kita inginkan untuk komunikasi juga akan memiliki pengaruh pada pilihan desain yang akan digunakan untuk membuat proses visualisasi data. Selain itu, pernahkah kita berpikir bahwa audiens bisa lebih tahu daripada kita? Terkadang asumsi tersebut muncul. Tapi sebaiknya hapus pemikiran seperti itu. Jika kita adalah orang yang menganalisis dan mengomunikasikan data, maka kita harus percaya diri. Bahkan kita dapat melakukan interaksi dengan audiens untuk meningkatkan keterlibatan mereka atau mengurangi rasa gugup kita saat menyampaikan data tersebut.
Bagaimana kita bisa menggunakan data untuk membantu menegaskan maksud kita?
Setelah kita menjawab pertanyaan di atas, barulah kita membahas data apa yang akan membantu menegaskan dan mendukung inti cerita atau kesimpulan yang ingin disampaikan. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah menggunakan metode 5W (What, Who, When, Why, Where). Gunakan data yang telah didapatkan untuk menjawab unsur dari 5W sehingga dapat menegaskan informasi penting yang ingin kita sampaikan. Berikut unsur-unsur dalam metode 5W dan cara penggunaan dalam bercerita dengan data. Sebagai contoh, mari kita gunakan visualisasi data dalam bentuk tabel berikut.| Perusahaan | Penjualan | Tiket | Wilayah |
|---|---|---|---|
| 2019 | 2020 | ||
| Cinema31 | 1.000.000 | 1.500.000 | Indonesia |
| Cinegold | 1.000.000 | 1.500.000 | Indonesia |
| Survey kepada Pengunjung Bioskop di tahun 2020: Alasan Utama Kenapa ke Bioskop | Jumlah Orang |
|---|---|
| Sedang ada diskon | 237.505 |
| Sedang ada film bagus | 15.034 |
| Bosan di rumah | 6.145 |
| Makanan atau minuman bioskop enak | 4.758 |
| Alasan lainnya | 1.588 |
- What : Unsur “Apa?”. Apa yang telah terjadi? Anda bisa menggunakan data untuk menegaskan apa yang telah terjadi. Sebagai contoh, “Penjualan tiket bioskop naik 50%.”
- Who : Unsur “Siapa?”. Siapa yang terlibat? Gunakan data untuk membuktikan siapa saja yang terlibat dalam sebuah situasi. Sebagai contoh, “Penjualan tiket bioskop perusahaan Cinema31 dan Cinegold naik 50%.”
- When : Unsur “Kapan?”. Kapan terjadinya? Data yang berhubungan dengan waktu dapat menjelaskan mengenai kapan terjadinya inti cerita. “Penjualan tiket bioskop perusahaan Cinema31 dan Cinegold naik 50% di tahun 2020.”
- Where : Unsur “Di Mana?”. Di mana kejadiannya? Anda dapat menegaskan tempat kejadian sebuah situasi jika Anda memiliki data dengan informasi dalam bentuk lokasi. “Penjualan tiket bioskop perusahaan Cinema31 dan Cinegold di Indonesia naik 50% di tahun 2020.”
- Why : Unsur “Mengapa?”. Mengapa hal itu terjadi? Gunakan data untuk menjelaskan kenapa sebuah situasi terjadi. “Penjualan tiket bioskop perusahaan Cinema31 dan Cinegold di Indonesia naik 50% di tahun 2020 karena didorong oleh diskon.”